Автоматизация закупок позволяет обеспечить бесперебойное снабжение складов продуктами по выигрышным ценам и сократить количество задействованного персонала
Несмотря на то что закупщик обычно работает всего по одному складу (например, занимается только овощами или только напитками), количество информации, которое необходимо принять, обработать, отправить и проконтролировать весьма внушительно. От того, насколько оперативно будут сформированы заказы, каких условий сотрудничества удастся добиться и как будет организован документооборот, зависит своевременность поставок и себестоимость блюд.
Если вместо традиционной схемы работы использовать систему автоматизации, то в голове не придется держать множество цифр и деталей.
Как выглядит традиционная схема закупок ресторанной сети?
Этап 1. Распределение и обработка заявок из ресторанов
Помимо менеджера по закупкам центрального офиса, в каждом ресторане есть как минимум один человек, от которого зависит своевременность и полнота поставки – это шеф-повар, администратор или управляющий, формирующие заявки и направляющие их в центральный офис.
В подавляющем большинстве случаев шеф-повара и управляющие создают заявки интуитивно: на складе закончился болгарский перец, было бы неплохо заказать 20 килограмм, пожалуй, этого хватит до конца следующей недели. Опытного закупщика может насторожить недостаточный, либо наоборот слишком большой объем заказа, в этом случае он свяжется с рестораном для уточнения деталей.
Существенный минус традиционной схемы работы на этом этапе – то, что вся коммуникация между ресторанами и центральным офисом происходит по телефону или по электронной почте, и какое-либо централизованное документирование отсутствует. Как результат, в случае возникновения спорной ситуации (порча, слишком быстрый расход продуктов, несвоевременная поставка) найти виноватого сотрудника крайне сложно.
Этап 2. Формирование заявок поставщикам
После того как заявки от ресторанов получены, а детали уточнены, менеджер переходит к следующему этапу – работе с поставщиками, имеющимися или новыми, ведь цены и условия далеко не всегда стабильны. Его ждут запросы прайс-листов, звонки, перезаключение договоров, сравнение цен, сроков и условий поставки, а затем работа с заявками и оформление документов.
Этап 3. Прием поставки и оформление документов
В назначенный день к погрузочной зоне центрального склада или ресторана приходит автомобиль с заказанными продуктами. В суматохе приходные накладные далеко не всегда сразу доходят до отдела закупок, а значит, приход учитывается не вовремя или неточно. Как следствие, возникают ошибки в складском учете, найти и исправить которые постфактум трудоемко и сложно.
Оценив объем трудозатрат и сложности, с которым ежедневно сталкивается бэк-офис ресторана, компания «Тиллипад» разработала систему «Закупки».
Как работает система «Закупки» в Tillypad?
Этап 1. Создание плановых и оперативных заявок
Все первичные заявки, поступающие из ресторанов, сразу же отображаются в интерфейсе менеджера по закупкам. Создавать плановые заявки поставщикам легко и быстро: Tillypad сам рассчитает рекомендуемый объем заказа, оперируя нормами расхода продукта в конкретном ресторане и сроками его поставки. Организуете банкет или готовитесь к празднику? Работайте с оперативными заявками и самостоятельно решайте, какие продукты и в каком объеме заказать под мероприятие.
На сегодняшний день Tillypad – единственная специализированная программа для управления рестораном, позволяющая автоматизировать весь цикл закупки ресторана или ресторанной сети от создания заявки до приходной накладной
Этап 2. Работа из удобного интерфейса «Активные закупки»
Разрозненность мест хранения данных и отсутствие централизованной коммуникационной системы вносило беспорядок в работу отдела закупок. С «Закупками» от Tillypad все иначе. Теперь работа менеджера существенно упрощена благодаря консолидации абсолютно всех данных в одной системе: в одном месте хранятся заявки со всех ресторанов и вся информация о поставщиках, все коммуникации задокументированы.
В своей ежедневной работе менеджеры по закупкам выполняют гораздо меньше действий, ведь для объединения заявок с нескольких ресторанов и отправки их поставщикам потребуется всего несколько секунд.
При этом Tillypad проследит, чтобы продукты закупались по самым выгодным ценам – система рекомендует поставщиков с самыми выигрышными предложениями. Как следствие, фудкост и ФОТ сокращаются, а прибыль бизнеса растет.
Этап 3. Прием поставки и контроль качества
Когда приходит автомобиль с поставкой, приходные накладные уже созданы – они автоматически формируются на основании заявок поставщикам. Кладовщику, принимающему продукты, остается только изменить статус накладной, а менеджеру по закупкам центрального офиса – проверить цены и провести накладную.
Вся история закупок и все связанные с этим операции хранятся в системе. А это значит, что ресторан обладает постоянно пополняемой инфобазой по расходам продуктов и надежности поставщиков.
На основании истории закупок Tillypad не только сформирует заявку поставщикам, но и проконтролирует множество других значимых параметров и, в случае их отклонения от нормы, предупредит. Например, система сообщит о разнице цен в заявке и приходной накладной, окончании срока действия договоров с поставщиками, неполной поставке, а также приведет данные по ответственным лицам (как со стороны ресторана, так и со стороны офиса).
Автоматизируйте закупки. Зарабатывайте больше, вовремя отслеживая перерасход продуктов и сокращая ФОТ. Развивайтесь быстрее, контролируя качество работы отдела закупок, цены и надежность поставщиков.
