«Главное в сервисе – это скорость, и для повышения персональной и корпоративной эффективности необходима корпоративная культура организации времени»
Существует несколько простых техник планирования. Мы понимаем план как жесткую схему, но сталкиваемся с тем, что все намеченное летит в тартарары, когда возникают новые задачи – ведь случайности при планировании не учитываются.
Задачи делятся на жесткие (с четким временем начала исполнения: встречи, переговоры, совещания) и гибкие (их можно сделать в любое оптимальное время).
Есть типичные контексты: места («Буду в банке, сделать то-то»), люди («Встречу Иванова – надо обсудить то-то») и т. д. Важно не забыть о задаче в нужный момент времени, однако не держите подобную рутину в мыслях: голова для великих идей, а мелочи переносите на бумагу, стикеры, доски планирования и категории в Outlook.
Вариант оптимизации в одном из офисов: когда один из сотрудников собирается в какое-либо учреждение, он вешает на информационную доску сообщение об этом, остальные добавляют просьбы (зайти в такой-то кабинет, забрать бумаги, поставить печать и т. п.).
В Outlook удобно создавать контекстные категории. Например, собираетесь в банк – открыли категорию «Банк» и увидели все задачи, собранные за две недели, которые сможете решить в один момент.
Создавайте план на ближнесрочную и дальнесрочную перспективу. Есть план на день, на неделю и в подсознании – на месяц или год, в зависимости от того, что нужно держать под контролем.
Работайте с ежедневником по методу Архангельского – в начале недели делайте лист со всеми делами на неделю, то есть сначала хаос дел, а потом структурируйте задачи на день. Вечером переносите из списка то, что дозрело для выполнения, на следующий день. Перед выходными отмечайте то, что перенесете на следующую неделю.
План нужно делать реалистичным. Если можете сделать 8, то не нужно ставить себе 15 задач. В этом случае всегда будет ощущение, что не получилось, не успели, тогда как должно быть так: запланировал – удалось. Уходить с работы нужно с ощущением победителя.
В одном из банков на доске планирования выполненные задачи переносятся в конверты (названные по именам сотрудников) – победитель получает день отгула.
Алгоритм жестко-гибкого планирования: жесткие задачи фиксируем с привязкой по времени. Гибкие мы не вписываем их в ежедневник, просто составляем список, расставляя приоритеты. Затем выделяем на них время (с запасом). При появлении новых задач меняем приоритеты. Принцип – встраивать задачи в график, минимально ломая ранее намеченное.
Для удобства можно ввести корпоративные правила раскрашивания календаря в Outlook: определить, что жесткие встречи отмечаются синим цветом, выездные мероприятия – оранжевым и т. д. В результате можно открыть календарь сотрудника и увидеть, чем он занят, и сразу найти свободное время для встречи с ним.
Главные враги выполнения плана – отвлекание на мелочи. Например, подготовка презентации требует два часа, но вас несколько раз прерывают на 15 минут. Учтите: однократное прерывание увеличивает время выполнения в 1,5 раза, то есть потребуется уже 4 или 5 часов. Так что при выполнении подобной задачи не проверяйте электронную почту, по возможности не подходите к телефону. В некоторых компаниях созданы корпоративные правила, когда нельзя беспокоить человека, если он, например, выставил красный флажок на стол.
Важно формировать корпоративную культуру управления временем. Как правило, сотруднику кажется, что он завален, руководитель же при этом думает, что подчиненный прохлаждается. Если спросить у руководителей, когда они занимаются стратегическими задачами, они ответят, что до 8-9 утра или после семи вечера, когда расходятся рядовые сотрудники, ведь в рабочее время начальник контролирует выполнение поручений и занимается рутинными задачами.
Главными «поглотителями» времени остаются совещания, общение между руководителем и исполнителем и проверка электронной почты. Корпоративные стандарты могут регулировать подобные моменты, в том числе и как часто проверять почту, каждый ли час или 2 раза в день.
При планировании времени помогут общие календари на сервере, корпоративные правила назначения и подтверждения встреч, полезными будут тренинги по эффективному управлению временем и использованию возможностей Outlook.
Корпоративный стандарт тайм-менеджмента
1. Планирование времени.
2. Управление задачами (возможность видеть все задачи, прозрачная картина всех поручений, как поставленных руководством, так и передаваемых «по горизонтали»; объективная оценка загрузки и трудозатрат сотрудников).
3. Стандарт и этика коммуникаций (в частности, единая культура оформления письма, формулирования темы, соблюдения сроков ответа. Если выполнение задачи из письма требует меньше двух минут, делаем сразу, не откладываем. Если долго – ставим задачу, оцениваем время работы, перемещаем в соответствующую папку).
4. Книга секретариата (система контроля поручений, регламент обработки входящих звонков, контроль повторяющихся задач).
5. Подготовка совещаний и встреч.
Результат создания корпоративной культуры планирования времени: планомерная и комфортная работа.
По материалам выступления Марианны Лукашенко на гостиничном форуме HBF‒2015