Без перебоев: как избежать технических неполадок на MICE-мероприятии

Для начала эксперты советуют разобраться, чего именно хочет клиент и как это организовать, и только после этого заказывать оборудование. Чтобы подготовиться к мероприятию, узнайте, будет ли нужен Wi-Fi, многие ли принесут с собой ноутбуки, интернет понадобится только для доступа к почте и чатам, или придется загружать большие объемы информации.

 

Если необходимую аппаратуру предоставляет сторонний поставщик, стоит провести несколько предварительных тестов – причем в неидеальных условиях. Например, на качество работы микрофона могут повлиять мобильные девайсы, поэтому в некоторых отелях делегатов во время крупномасштабных мероприятий просят перевести смартфоны в авиарежим или выключить.

 

Если в гостинице есть собственное оборудование, технический специалист должен проверять его как минимум раз в квартал. Причем следует заранее включать в бюджет эту статью расходов. Также важно убедиться, что MICE-специалисты разбираются, как что работает.

 

Следует быть готовым к любой неожиданности. Например, в случае отключения Wi-Fi можно попробовать выйти в интернет с помощью других соединений или раздавать Wi-Fi через смартфоны. Или просто распечатать материалы для участников мероприятия на принтере. Кроме того, всегда нужно иметь запасное оборудование или хотя бы расходные материалы – лампы, доски, микрофоны, динамики и батарейки.