Зачем автоматизировать закупки в ресторанной сети

Если для небольшого кафе организация закупок — не самая сложная задача, то для сети ресторанов или производств с несколькими цехами расчет объема заказа и составление корректных заявок на продукты могут стать настоящей головной болью.

Проблема № 1. Сотрудники ошибаются

Обычно менеджеры по закупкам вручную мониторят цены, ведя при этом учет на бумаге или в таблицах Excel, а затем звонят поставщикам и договариваются с ними о выгодных условиях сотрудничества. Если кто-то пропустил скидку или не успел заказать какой-то продукт, то ресторан неизбежно потеряет деньги.

Конечно, менеджер — не единственный сотрудник, который влияет на своевременность поставок и себестоимость блюд. Заявки формируют шеф-повар, администратор и управляющий. Но, к сожалению, в большинстве случаев это делается на глаз.

«На складе закончилась ветчина? Давайте закажем еще 20 кг», — такие фразы не редкость на кухне. В результате продуктов либо не хватает, либо испорченные остатки идут на выброс.

Проблема № 2. Действия не документируются

Еще один минус традиционной схемы работы в ресторанной сети — отсутствие централизованного документирования. Поскольку общение между ресторанами и центральным офисом часто происходит по телефону или электронной почте, найти виновного сотрудника в случае непредвиденных обстоятельств крайне сложно. Кто-то не понял друг друга по телефону, продукты слишком быстро закончились или не успели прибыть вовремя — что ж, придется смириться.

Проблема № 3. Лишняя бумажная работа отвлекает

Работа менеджера с поставщиками — наверное, самый ответственный и в то же время трудоемкий этап. Запрашивать прайс-листы, уточнять цены и условия, заключать договоры, работать с заявками, оформлять документы... В голове приходится держать множество цифр и деталей, а из-за этого увеличивается риск где-то ошибиться.

Проблема № 4. Накладные теряются

Давайте будем честны, поставки в ресторан не всегда прибывают в нужное время — где-то час пик, где-то просто рабочая суматоха. Из-за этого приходные накладные не сразу доходят до отдела закупок, а иногда и вовсе теряются. В итоге приход учитывается не вовремя или неточно, а найти и исправить ошибки в складском учете постфактум трудоемко и сложно.

Решение № 1. Создание плановых и оперативных заявок поставщикам

Система «Тиллипад. Закупки» сама рассчитает рекомендуемый объем заказа исходя из норм расхода продукта в конкретном ресторане и сроков его поставки. Заявка сформируется тогда, когда продукт начнет заканчиваться, а значит, на складе будут только свежие ингредиенты.

Организуете банкет или вводите новое блюдо? Не проблема. Для этого в Tillypad существуют оперативные заявки, с помощью которых можно заказать любые продукты в необходимом объеме. Нормы ежедневного расхода и текущие остатки учитываться не будут — объем и сроки указываете вы сами.

Решение № 2. Работа из интерфейса «Активные закупки»

С «Закупками» от Tillypad работа менеджера существенно упрощается, ведь заявки с ресторанов и информация о поставщиках хранятся в одном месте, а вся переписка задокументирована. Так, для объединения заявок нескольких ресторанов и отправки их поставщикам потребуется всего несколько секунд!

Кроме того, Tillypad следит за ценами на рынке и рекомендует поставщиков с самыми выигрышными предложениями. Как следствие, фудкост и ФОТ сокращаются, а прибыль бизнеса растет.

Решение № 3. Прием поставки

Когда приходит автомобиль с поставкой, приходные накладные уже созданы — они автоматически формируются на основании заявок поставщикам. Кладовщику, принимающему продукты, остается только изменить статус накладной, а менеджеру по закупкам центрального офиса — проверить цены и провести накладную.

Решение № 4. Хранение данных и контроль качества

Поскольку вся история закупок и связанные с ней операции хранятся в Tillypad, ресторан обладает постоянно пополняемой базой по расходам продуктов и надежности поставщиков.

На основании истории закупок система не только формирует заявки, но и контролирует другие значимые параметры. При разнице цен в заявке и приходной накладной, окончании срока действия договоров с поставщиками, неполной поставке или других отклонениях от нормы система выдает предупреждение. Данные по ответственным лицам со стороны ресторана и со стороны офиса тоже прилагаются, поэтому вы легко разберетесь в ситуации.

Получается, автоматизация типовых процессов в закупках высвобождает часть персонала, исключает неправильно сформированные заявки со стороны ресторанов, контролирует ответственных сотрудников офиса и работу поставщиков. В выигрыше все!