Как эффективно работать на выставках: 10 советов от Ribas Hotels Group

1. Не экономьте на внешнем виде

Это касается стенда и сотрудников, которые будут представлять компанию на выставке. Стенд должен быть лаконичным и брендированным, его презентабельность и размер должны соответствовать статусу вашей компании.

Чем больше масштаб выставки и количество участников, тем важнее, чтобы ваш персонал отличался — носил футболку, свитшот или другую одежду с логотипом компании. В большом выставочном пространстве есть шанс затеряться в толпе, и посетители могут запутаться: кто из скопившихся у стенда людей — представитель компании?

На национальных и региональных выставках, где количество участников меньше, это не так критично. Можно «отделаться» официальным внешним видом.

2. Тщательно выбирайте место дислокации

Подробно обсудите его с организаторами выставки. Чем раньше вы начнете переговоры — тем больше шансов выбрать лучшее место под солнцем.

Результативность участия в выставке во многом зависит от того, где вы расположены, чьи стенды находятся рядом и как быстро вас найдет человек. Советуем ориентироваться на вход/выход, или на «эпицентр событий». Часто параллельно с выставками проходит конференция — можно расположиться у входа в конференц-зал, если это ваша целевая аудитория.

Приезжайте на выставку заранее, чтобы успеть среагировать на форс-мажоры. Их наличие — это нормально. Проверьте, все ли элементы стенда работают, есть ли свет, удлинитель. Например, вам могут привезти не те элементы оформления или полиграфию, или по неизвестным причинам перенесут ваш стенд в неприметный угол вместо центрального ряда.

3. Говорите со всеми

На профильных выставках присутствует в основном целевая аудитория. Мы рекомендуем разговаривать со всеми людьми, которые заинтересовались вашими товарами или услугами. Не пренебрегайте теми, кто, на первый взгляд, не является вашей аудиторией.

Так, на одесской выставке к нам подошел пожилой мужчина. Если бы мы оценивали его по внешнему виду, то вряд ли предположили бы, что он из нашей целевой ниши. Он выбрал из каждой стопки по брошюре, попросил пакет для полиграфии и ручки, собрал визитки и мило побеседовал со стендисткой. На следующий день он привел к нашему стенду представителя иностранной компании, который много лет управлял отелями по всей Европе, и это перешло в очень интересное и полезное знакомство.

На минской выставке к нашему представителю подошла пожилая семейная пара, которая собиралась на другую выставку, но перепутала даты. В результате общения выяснилось, что они когда-то оздоравливались в клиническом санатории им. Пирогова в Куяльнике. Муж с женой сами попросили брошюры, ознакомились с обновленной информацией о санатории и обещали, что летом обязательно приедут.

На том же мероприятии к нашему стенду подошла группа молодых людей, которая совершенно случайно попала в помещение. В ходе разговора с представителем компании они узнали, что у нас есть прекрасные отели в Коблево. Гости выставки как раз искали варианты, куда бы поехать летом после выпускного группой из 40-50 человек. Остановили выбор на одном из наших сезонных отелей и обменялись полезными контактами.

4. Раздайте роли

Отправляйте на выставку как минимум двух представителей. Один должен всегда стоять у стойки, второй — бороздить просторы. Важно провести мониторинг выставки, познакомиться с другими партнерами, компаниями или участниками, собрать информацию и завести новые знакомства.

5. Помните, что полиграфия — лицо вашей компании

Профильная выставка — как раз то место, где ваши брошюры возьмут и внимательно изучат. Поэтому предлагайте листовки, проспекты, журналы всем, кто к вам подходит.

Оцените аудиторию выставки. Возможно, там будут иностранные представители — для них следует подготовить материал на английском языке. На рынок активно заходят бизнесмены из Китая и Израиля, и кириллица понятна далеко не всем представителям. Вы, конечно, можете сослаться на свой сайт, у которого может быть разработана и англоязычная версия, но вряд ли кто-то зайдет на него.

Обратите внимание и на визитки. Желательно, чтобы обратная сторона вашей карточки была белой. Часто собеседник делает на ней заметки, по которым запоминает компанию среди большого количества других. Как правило, те, кто берут визитку, потом обязательно перезванивают.

И еще: если у вас есть реальный товар — обязательно возьмите его в качестве экспоната. Подготовьте презент для ваших участников. Брендированными ручками и календарями мало кого удивишь, а вот полезными «штуками» можно; к примеру, в нашем случае это авторский магнит из Одессы.

6. Заведите друзей

Среди компаний, которые принимают участие в выставке, наверняка есть те, кому вы можете быть полезны — и наоборот. Для наглядности приведем пример нашего недавнего участия на выставке.

На выставке помимо презентации своей компании мы распространяли информацию о практическом семинаре «Три кита успешного отеля: проектирование, управление, маркетинг». Дружественный партнер — представитель мебельной компании — знакомил с нами клиентов, которые заказывали у него мебель для своих сезонных отелей. А если наши клиенты спрашивали о хороших мебельных подрядчиках, мы рекомендовали этого партнера, в репутации которого уверены на сто процентов.

7. Дружите с партнерами

Запомните, у вас нет конкурентов — есть партнеры. Если вы понимаете, что клиента помимо вашей услуги интересует продукт, который есть у партнера, порекомендуйте, направьте, делегируйте удовлетворение этой потребности дружественной вам компании, как мы описали выше в одесском опыте. Так вы заведете верных и авторитетных «адвокатов» своего бренда.

8. Оперативно обрабатывайте данные

Часто большие выставки проходят в течение нескольких дней. Старайтесь обрабатывать анкеты и полученные визитки сразу по завершении рабочего дня. Никогда не оставляйте обработку данных, полученных на выставке, на потом: потом — забудете.

Если у вас нет возможности в конце дня поработать с собранной информацией, то разделите данные на небольшие порции. Тогда вероятность, что вы что-то упустили, сводится к минимуму.

9. Не пренебрегайте мероприятиями

Стоило ли участвовать в выставках, каждая компания решает сама — однако пренебрегать ими может позволить себе далеко не каждая корпорация. Как показывает опыт, нежелание участвовать в таких профессиональных мероприятиях приводит к неизбежному ухудшению позиций на рынке.

Альтернатив таким площадкам для знакомства с производителями рынка и его потребителями пока нет: ведь только так можно поближе познакомиться со своей аудиторией, присмотреться к новинкам рынка, понаблюдать, как с аудиториями взаимодействуют другие бренды и обменяться опытом и контактами.

Молодым компаниям мы настоятельно рекомендуем принимать участие в подобных профильных мероприятиях, так как на собственном опыте убедились в их эффективности. В приведенной ниже диаграмме вы можете увидеть, какой результат принесла нам работа на одной из последних профессиональных выставок.

Какими бы сильными ни были другие ваши каналы коммуникации, мы не советуем игнорировать такие форумы.

10. Выдерживайте паузу

Если выставка масштабная, дайте людям, с которыми познакомились и обменялись контактами, возможность доехать до своих городов и офисов, а через день-два звоните и напоминайте о себе.

После завершения региональной выставки можно действовать более оперативно: на следующий день позвонить и отправить презентацию своей компании.