Кейтеринг: потери, убытки, утраты. Часть 2

 

Все очень просто, но зачастую документа под рукой не оказывается, а дойти до холодильника – лень. В результате, уже закупленные продукты могут «болтаться» в продуктовой кладовой месяцами, занимая складские площади, «замораживая» оборотный капитал, а зачастую и теряя качество. Все это – прямые потери.

На первый взгляд, с заготовкой полуфабрикатов все предельно просто. Ответственный за мероприятие представитель производства (кухни) – су-шеф мероприятия – идет в продуктовую кладовую. Там, в соответствии с «Меню мероприятия», как человек опытный, безошибочно отбирает необходимое количество продуктов. Эти продукты передает поварам и организует их работу по заготовке полуфабрикатов. Однако, даже при выполнении этих незамысловатых действий возможны проблемы.

 

Все основные продукты (кроме «универсальных», таких как растительное масло, сахар, специи и т.д.) покупаются под конкретное мероприятие. Значит, теоретически, су-шеф не может взять в кладовой больше продуктов, чем закуплено под данное мероприятие. Однако жизнь с этой теорией не вполне согласна.

 

Иногда в кладовой находятся продукты, закупленные для двух и более мероприятий. Соответственно, тот су-шеф, который придет в кладовую первым, может взять продукт в большем количестве, чем это действительно необходимо. И когда в кладовую придет за этим же продуктом другой су-шеф, он его не обнаружит в достаточном количестве. Не стоит думать, что пришедший первым су-шеф, обнаружив излишки, вернет их на склад. Продукты уже не вернутся: су-шеф или полностью пустит их на «свое» мероприятие, или осуществит, говоря языком чиновников, их «нецелевое использование».

 

Поэтому, во-первых, доступ в кладовую и выдача продуктов должны быть в принципе ограничены. Во-вторых, выдача должна производиться на основании «Плана потребности в продуктах для проведения мероприятия».

Мы скомплектовали необходимые для проведения мероприятия ресурсы. Упаковали их и сложили в аккуратную «кучку». Можно считать их готовыми к вывозу на площадку? Нет, если мы не провели маркировку.

 

Маркировка ресурсов предполагает нанесение надписей и опознавательных знаков непосредственно на ресурсы или на их упаковку и решает сразу две задачи.

 

Во-первых, она служит инструментом контроля при вывозе ресурсов на площадку. Проще говоря, сокращается вероятность того, что мы отправим на мероприятие «чужие» тарелки или гастроемкости. Равно как и предотвращается обратная ситуация – когда что-либо забывается.

 

Например, все ТМЦ скомплектованы и собраны в одном месте. Кроме конвектомата. Он используется на производстве (на кухне) и загружаться в автотранспорт будет непосредственно оттуда. Но банкетный менеджер «сгоряча» об этом забывает. Вся скомплектованная «куча» грузится в машину, а конвектомат остается на кухне.

 

Как избежать таких случаев? Просто призывать банкетных менеджеров, забирающих ресурсы и организующих их погрузку, быть внимательнее – бесполезно. Они ведь забывают не нарочно и не по причине патологического разгильдяйства. Здесь нужен простой и лишенный субъективизма способ. Например, правильное оформление «Заявки на ТМЦ». В этом документе необходимо цветом выделить те позиции, которые лежат не в «общей куче». Кроме того, к нему следует прикрепить записку с напоминанием: «Конвектомат забрать на кухне!!!».

 

Во-вторых, маркировка упрощает работу с ресурсами и помогает сберечь драгоценное время уже непосредственно на площадке.

Представьте: привезли 12 «шпилек». Начать сервировку столов следует с холодных закусок. «Шпильки» упакованы (замотаны пленкой). Как среди 12 «шпилек» отыскать необходимые 4 с холодными закусками? Последовательно вскрывать пленку на каждой из «шпилек»? Можно не сомневаться, что необходимые четыре «шпильки» с холодными закусками окажутся последними из вскрытых.

 

Или, например, привезли на площадку 10 мешков с текстилем. Перетащили их в bасk-зону. Некий ответственный работник (пусть это будет стюард) должен, в первую очередь, выдать официантам скатерти для сервировки гостевых столов. И вот он начинает последовательно среди этого десятка мешков искать нужные ему три мешка. Время идет, официанты, поскольку они на «повременке», терпеливо ждут…

Все, что может упасть, – обязательно упадет. Это аксиома. Чем больше внимания вы уделите правильной загрузке автотранспорта, тем меньше будет поводов возить в ремонт конвектомат, и тем реже придется собирать по кузову машины десерт, который вывалился из предательски упавших «шпилек».

 

Старайтесь работать с теми компаниями и «частниками», которые готовы предоставлять вам транспорт, оборудованный приспособлениями для крепления перевозимых грузов. В крайнем случае, изготовьте несколько комплектов такого оборудования.

 

Впрочем, «оборудование» – это слишком громко сказано. Все, что вам нужно – фанерные проставки, которые необходимы, чтобы пространство кузова можно было разбивать на отсеки, и, таким образом, одни виды ресурсов отделять о других, а также натяжные ремни, которые будут фиксировать проставки или непосредственно перевозимые ресурсы.

 

Кроме того, требуйте от банкетных менеджеров «План загрузки» – схематичное изображение провозной емкости (кузова автомобиля) и размещающихся там ресурсов. Этот документ решает сразу две задачи: помогает проверить необходимость в автотранспорте и правильно загрузить машину как при выезде на площадку, так и при возвращении с нее.

 

В момент загрузки автомашины одновременно осуществляется и выдача материальных ценностей со склада. Где должен быть банкетный менеджер? Конечно, на складе. А чтобы загрузка без него велась правильно, ему необходимо сделать две вещи. Во-первых, проинструктировать бригадира грузчиков о правилах загрузки. Во-вторых, вручить бригадиру «План загрузки».

 

Еще одна автотранспортная «мелочь». Например, для декорирования зала вы покупаете цветы или какие-либо вспомогательные материалы. Можно привезти их на базу, а затем уже, вместе с прочим имуществом, направить на площадку. А можно договориться с поставщиком, чтобы все это было доставлено прямо на площадку. Таким образом, устранятся лишний рейс «цветочный магазин – база» и лишняя операция погрузки/выгрузки.

При проведении относительно крупных мероприятий на вывозе ресурсов могут быть задействованы несколько единиц автотранспорта. Причем отправляться на площадку они могут в разное время. Естественно, часть из них поедет без сопровождения банкетного менеджера или его ассистента. Тут возникают два неприятных момента:

Для предотвращения первой «неприятности» старайтесь придерживаться следующих правил: не оставляйте без сопровождения перевозку алкогольных напитков и «склонных к побегу» ТМЦ; если это невозможно, опечатайте перевозимые ценности или, на крайний случай, проведите «маскировку» ресурсов (например, элитный алкоголь спрячьте в коробку из-под ксерокса, замотайте ее «скотчем» и черным маркером сделайте надпись «деготь колесный»).

 

Что касается второй «неприятности», то не следует ограничиваться вручением водителю адреса площадки («улица Семашко, 17») и словесным описанием маршрута движения («на третьем светофоре – направо»). Предоставьте ему подробную и понятную схему. Причем, важна схема не только маршрута движения, но и схема территории, непосредственно прилегающей к самой площадке. Дом 17 на улице Семашко запросто может оказаться какой-нибудь бывшей промзоной с площадью несколько сотен гектаров, с полудюжиной контрольно-пропускных пунктов и десятками строений. Если иметь на руках только адрес, то поиск «правильного» КПП и нужного здания может занять и час, и два. Водителя это обстоятельство расстроит не сильно – он на «повременке». А для кейтеринговой компании все куда серьезнее: опоздание машины даже на полчаса может привести к необратимому срыву регламента мероприятия. Со всеми вытекающими последствиями в виде прямых и косвенных потерь.

 

Мы рассмотрели ситуации, возникающие до нашего появления на площадке. На следующих этапах, можно не сомневаться, подобных «узких мест» тоже наберется немало. О них мы поговорим в следующих публикациях.