В декабре важнее выкроить драгоценное время на заготовку полуфабрикатов, поэтому лучше переплатить за продукт, но сберечь ресурсы в виде рабочего времени поваров и мощностей используемого оборудования и инвентаря
В совокупности все эти изменения позволяют более рационально использовать имеющиеся мощности за счет более высокой специализации труда работников и отсутствия простоев. Также удастся избежать «перегорания» сотрудников, когда сначала они работают по 60 часов подряд без отдыха и сна, а потом от усталости и депрессии на целую неделю выпадают из производственного процесса.
Сезонный «пакет»
Оптимизация меню – также важный шаг, призванный преодолеть недостаток ресурсов. Унификация позволяет одни и те же полуфабрикаты готовить в больших количествах одновременно для нескольких мероприятий. Помимо более эффективного использования мощностей кухни, это позволяет упростить процесс заготовки и «выбить» из поставщиков скидки за больший объем закупаемых продуктов.
Многие кейтеринговые компании в рамках новогодних предложений следуют этому правилу и готовят стандартные «пакеты». Однако здесь есть один подвох. Важно, чтобы меню состояло из блюд с минимальной трудоемкостью. «Пакеты» часто формируются службами продаж, которые исходят из представления о том, что нужно клиентам. Но при этом совсем не учитывается мнение шеф-повара о технологичности (трудоемкости) производства этих блюд.
Также рекомендуем использовать продукты с большей степенью готовности. Конечно, помытая и порезанная зелень будет стоить в два раза дороже необработанной, и в «межсезонье» мы бы помыли и нашинковали ее самостоятельно. Но в декабре важнее выкроить драгоценное время на заготовку полуфабрикатов, поэтому лучше переплатить за продукт, но сберечь ресурсы в виде рабочего времени поваров и мощностей используемого оборудования и инвентаря. В конце концов, существует же сезонная наценка для клиентов. Считайте, что вы ее просто «передали» поставщикам!
Мощная поддержка
Мощности оборудования, как ни крути, ограничены. И если мы при самой оптимальной загрузке кухонного оборудования можем произвести 100 кг стейков в сутки, то произвести 200 кг мы не сможем, даже если загоним на кухню три десятка поваров. Выход один – получить возможность использования дополнительного кухонного оборудования. Покупать его нецелесообразно, поскольку большую часть времени в течение года мы его использовать не будем. Да и ставить его некуда: производственные площади тоже ограничены.
Значит, надо воспользоваться чужим оборудованием. Можно, в частности, присмотреть несколько производственных площадок в близлежащих школах и заключить с ними «рамочные соглашения» о временном использовании оборудования. Причем, арендовать можно не только само оборудование школьных пищеблоков, но и работающий на них персонал. Вы думаете, что государственные учебные заведения не могут сдавать свое имущество в аренду, а потому их руководство на это не пойдет? Если вам не нужны дополнительные доходы, продолжайте придерживаться этой точки зрения.
Персоны грата
Когда заходит речь о предновогодней нехватке персонала, первым делом вспоминают об официантах. Какой бы большой ни была собственная база, ее всегда оказывается мало. Тем более что числящиеся в ней сотрудники – «свободные художники» и в любой момент могут пополнить «чужую» базу. Стоит предложить более заманчивые условия, чем «коллеги по цеху»? Это крайний случай.
Труд любого работника с точки зрения требований к его квалификации всегда неоднороден: есть операции, требующие высокой квалификации, а есть такие, для выполнения которых практически никакая квалификация не нужна. Так что лучше воспользоваться комбинированной схемой и сочетать работников разной квалификации (разной «стоимости» и разной степень доступности):
1 старший официант, который исполняет обязанности бригадира, – наиболее дорогой и квалифицированный;
6-7 официантов, которые непосредственно обслуживают гостей в зале, – средняя стоимость и средняя квалификация;
2-3 младших официанта, которые работают «на подхвате», занимаются главным образом перемещением ресурсов между залом и back-зоной, – низкая стоимость и низкая квалификация.
На роль младших официантов можно привлечь студентов вузов: сессия в декабре еще не началась, так что 10 или 20 часов в неделю на «халтурку» они вполне могут выкроить. Да и деньги перед новогодними праздниками им нужны, как никогда. Если ли вероятность того, что использование неквалифицированных студентов скажется на качестве мероприятия? Конечно, есть. Но ее можно свести к минимуму.
Во-первых, студентов надо собрать на площадке часа на два пораньше, чтобы силами банкетного менеджера или старшего официанта провести инструктаж-тренинг. За это время можно донести общие принципы и правила работы на мероприятии. Во-вторых, каждому (!) младшему официанту надо выдать два «листочка». На первом должны быть перечислены основные правила поведения официантов на мероприятии, на втором – порядок работы конкретного официанта (кому непосредственно подчиняется, какие конкретно действия, в каком месте и в какое время должен будет выполнить).
Есть еще одна очень важная для этого периода категория персонала. Это банкетные менеджеры. Самый широко используемый вариант восполнения недостатка – привлечение сотрудников из числа «свободных художников». Но он не самый лучший: от банкетного менеджера слишком сильно зависит и качество, и финансовый результат мероприятия. Лучше рассмотреть возможности того, как неизменным количеством штатных сотрудников банкетной службы провести больше мероприятий. Очевидно, что для этого надо сократить время, которое тратится банкетным менеджером на каждое мероприятие. И если время на проведение мероприятия сократить довольно сложно, то время, затрачиваемое на его подготовку, вполне можно. В частности, можно ограничить перечень площадок, на которых предлагается проведение мероприятий. В этом случае отпадает необходимость выезда на площадку для проведения рекогносцировки, да и «План площадки» можно рисовать «под копирку». Кроме того, когда мероприятия проводятся на ограниченном количестве площадок, получается выстроить такой график, при котором на одной и той же площадке мероприятия будут проводиться несколько дней подряд, что позволит избежать постоянных перемещений мебели и прочего инвентаря с одной площадки на другую.
Также можно снять с менеджера часть функций, передав их исполнение на аутсорсинг.
Например, в «невысокий» сезон банкетный менеджер занимается, в том числе, и декорированием зала, что отчасти оправданно, поскольку на «перепродаже чужих цветов» компания зарабатывает некоторую «маржу». Но в декабре лучше все эти хлопоты передать стороннему подрядчику и высвободить время менеджера для исполнения своих основных обязанностей.
Кто успел, тот и сел
Допустим, в компании запас мебели, посуды, текстиля сформирован из расчета полноценного банкетного обслуживания 600 гостей. На конкретную дату, например, на 27 декабря, уже запланирован банкет на 400 человек. Еще одному клиенту тоже хочется провести банкет именно в этот день. Как быть?
Конечно, можно недостающие ресурсы взять в аренду. Только до сих пор во многих регионах невозможно взять в аренду приемлемые по качеству ресурсы, да еще и на приемлемых условиях, и особенно в условиях декабрьского ажиотажа. Однако не нужно сразу отказываться от второго банкета. Надо предложить клиенту изменить формат мероприятия: пусть нет ресурсов для проведения полноценного банкета, но для фуршета или «а-ля выездного бара» их хватит. Совсем не обязательно признаваться клиенту в отсутствии тарелок и столов. Нет, надо подать это, как стремление найти более интересный вариант – и с точки зрения сценария, и с точки зрения бюджета. Например, такой аргумент: «Новогодние застолья имеют склонность превращаться в банальную пьянку. Поэтому не очень желательно рассаживать гостей за столы, лучше дать им возможность больше перемещаться и общаться. Так гостям будет интереснее, да и стоимость мероприятия мы процентов на двадцать снизим!».
Если же все-таки 27-го не получается провести второе мероприятие еще на 400 человек, то вполне можно провести банкет на 100 или 150 человек. Чтобы максимально использовать подобные возможности, необходимо создать справочник материальных ресурсов, которыми располагает компания и ежемесячно этот справочник обновлять.
Финансы поют романсы
Что касается финансовых ресурсов, то с ними все гораздо проще. Тут нужно придерживать следующего правила: «Не финансировать мероприятие из собственной кассы!». Увы, многие компании, руководствуясь принципом «клиентоориентированности», работают с отсрочкой платежа. И если в период «холодного межсезонья» это еще как-то можно понять, то в «горячем» декабре этому нет оправдания.
Конечно, криминального в работе с отсрочкой платежа ничего нет. Более того, можно делать это на регулярной основе и довольно красиво: текущее мероприятие вы финансируете деньгами, пришедшими за прошлое мероприятие, а когда получите деньги за текущее мероприятие, они пойдут на финансирование следующего. Нормальная схема. Только работает исключительно в теории. А на практике она приводит к тому, что вы задерживаете заработную плату своим сотрудникам или перестаете выплачивать им бонусы, после чего они начинают меньше продавать и хуже проводить мероприятия. А еще, почему-то, с вами отказываются иметь дело поставщики продуктов, а химчистка готова заниматься текстилем только при наличной и «очень предварительной» оплате. Бизнес идет «вразнос»: как снежный ком растет дебиторская задолженность, вы падаете в «долговую яму».
Поэтому чаще повторяйте простые слова: «Заказчик выбрал меня не потому, что я обещал его кредитовать. Поэтому – никаких кредитов, только предоплата!». Руководитель отдела продаж должен начинать свой рабочий день со следующего вопроса, адресованного менеджерам: «Где деньги от заказчиков по подтвержденным мероприятиям?». Этим же вопросом он должен отмечать окончание рабочего дня. И этот же вопрос он должен задавать в течение рабочего дня через каждый час. А менеджеры, в свою очередь, должны всякий раз объяснять заказчику простую вещь – без денег мероприятие провести невозможно. Пусть лучше один из десяти заказчиков «отвалится» из-за вашей несговорчивости, чем все десять заказчиков будут в должниках!
Впрочем, если вам так уж хочется продемонстрировать свою «клиентоориентированность», можете проявить великодушие: если деньги заказчика «не поспевают» на счет к трехдневному dead-line (до начала мероприятия), «разрешите» ему к этому сроку прислать копию «платежки».
Благодарим за помощь в подготовке материала Клуб борцов с затратами – www.costkiller.ru. 
