Без предсказаний: автоматизация закупок для ресторанов

Как правило, функционал даже самых популярных программ ограничивается созданием заявки поставщику с помощью опции «заказать до минимального количества» или аналогичных.

Разумеется, этого недостаточно для полноценного управления взаимоотношениями с поставщиками, контроля процессов на складе и занятого в закупках персонала, поэтому менеджеры либо не имеют объективной информации, либо ведут все данные в разрозненных системах или отдельных файлах. Более того, в данном случае ни о какой оптимизации процессов и сокращении ФОТ говорить не приходится. К сожалению, в ограниченных объемах такая автоматизация неэффективна, ведь она не сокращает трудозатраты и не дает видимого экономического результата.

На сегодняшний день существует всего два варианта для комплексного сопровождения закупок.

Первое, 1С, прекрасно справляется с задачами снабженцев, но не заточено под ресторанный бизнес и, скорее, удобно бухгалтерам, чем менеджерам по закупкам ресторанов.

Второе решение – недавняя разработка Tillypad, которая не только позволяет вести и контролировать абсолютно все процессы, связанные с закупками, но и учитывает особенности ресторанного бизнеса.

Благодаря тому, что в Tillypad реализовано полноценная схема сопровождения процессов отдела снабжения, от создания заявки поставщику до оформления приходной накладной, а также учитываются все нюансы ресторанного бизнеса, система позволяет ощутимо экономить на закупках, прозрачно контролировать контрагентов и сотрудников.

Внедрение системы «Закупки» прежде всего интересно крупным игрокам и сетевым проектам, где выгода от оптимизации процессов и сокращения закупочных цен будет ощутимой уже по истечении первого месяца.

Автоматизировать закупки имеет смысл и небольшим ресторанам, владельцы которых не желают переплачивать за поставки продуктов и держать в штате неэффективных сотрудников.

Малый бизнес, особенно на этапе становления, – это совмещение ролей и огромная самоотдача владельцев. Так, на первых порах собственник может выполнять сразу несколько ролей и быть одновременно управленцем и специалистом по персоналу, менеджером по работе с поставщиками и барменом. Автоматизация закупок в рамках маленького предприятия на этапе отладки всех процессов – большой плюс. И не только потому, что автоматизация позволит сэкономить столь необходимые для развития деньги, но и из-за высвобождения времени сотрудников.

За 20 лет мы автоматизировали около 12 тыс. объектов в России, странах бывшего СНГ и в Великобритании. Среди клиентов Tillypad такие известные сети как «Две Палочки», «Марчелли’s», Market Place, «Буше».

Для задач, связанных с закупками, в Tillypad есть отдельный удобный интерфейс «Активные закупки». В нем в реальном времени отображаются все поступающие от подразделений ресторана заявки, их легко обрабатывать, объединять и отправлять поставщикам, при подключении системы электронного документооборота – обмениваться с поставщиками товарными накладными и контролировать изменения цен на продукты.

Специальные отчеты помогают контролировать своевременность и точность прогнозов первичных заявок – это одни из наиболее важных экономических показателей в закупках. От того, насколько администраторам и шеф-поварам, формирующим первичные заявки, удалось правильно «предсказать» расход продуктов и объем поставки, зависит, не придут ли лишние продукты (которые будут списаны по истечении срока хранения) и не придется ли ресторану «вычеркивать» из меню блюда до следующей поставки.

Чтобы избежать ошибок в расчетах поставок и еще больше сократить трудозатраты, ресторан может работать с плановыми заявками. Объем и срок такой поставки Tillypad автоматически рассчитывает исходя из ранее заданных параметров, а при смене сезона, в преддверии ожидаемого увеличения или уменьшения потока гостей плановые значения расхода продуктов легко корректировать.

Если раньше электронный документооборот был прерогативой крупных компаний, но в самом ближайшем будущем из-за обязательного введения ЕГАИС он будет использоваться даже маленькими кафе. Tillypad поддерживает ЕГАИС, а значит позволяет мгновенно обмениваться документами с поставщиками. Это особенно важно тогда, когда времени катастрофически не хватает.

«Закупки» не являются отдельной программой или модулем. Решение уже включено в базовую лицензию для складского учета и может использоваться, либо не использоваться рестораном. Если ресторан уже работает с Tillypad последней версии, нужно обратиться к своему дилеру, чтобы тот настроил решение под задачи конкретной сети или ресторана и обучил работе с «Закупками». Никакие дополнительные платежи не требуются.

На сайте Tillypad сертифицированные представители удобно отфильтрованы по городам и опыту автоматизации. Здесь же можно ознакомиться с кейсами успешного внедрения.

 

Что касается использования системы электронного документооборота для мгновенного обмена товарными накладными, то оплата взимается уже провайдером услуги. Например, система «Закупки» Tillypad интегрирована с популярным решением «Ритейл» от «СКБ Контур», и расчет стоимости будет производиться по внутренним тарифам провайдера услуги.

Работа менеджера по закупкам – это офисная работа, которая обычно не предполагает выход «в поля». Как и всякому офисному сотруднику, закупщику гораздо удобнее работать с десктопа, нежели с мобильного устройства.

Сегодня Tillypad работает над расширением функционала новой мобильной версии Tillypad для устройств на базе Android. Это новая бюджетная лицензия, позволяющая полноценно управлять небольшим рестораном, кафе, стритфудом или точкой продаж формата to go. Tillypad для Android – это демократичное решение для малого бизнеса, позволяющее сэкономить на оборудовании. Открывая новый ресторан или точку продаж, рестораторам не нужно вкладываться в покупку POS-терминала и сервера, все что понадобится – недорогой планшет и приложение Tillypad, с помощью которых можно принимать заказы, рассчитывать гостей, контролировать ключевые финансовые операции и оценивать продажи. На данный момент лицензия предполагает получение 10 самых важных отчетов, скоро их будет больше.